Elektronické podpisy se v administrativě postupně stávají standardem, jakým dříve byly například faxy. Důkazem budiž globální technologická společnost Konica Minolta, která uzavřela spolupráci s českým startupem Signi poskytujícím právě elektronické podepisování dokumentů.

Předností právně uznatelných elektronických podpisů je hned několik. Proces schvalování smluv je leckdy zkrácený z několika týdnů na pouhé hodiny. Elektronické podpisy rovněž šetří peníze, když už nic nemusíte tisknout a posílat kurýrními službami.  A to v konečném důsledku šetří i životní prostředí, když dochází k menší spotřebě papírů a zároveň se snižuje vaše uhlíková stopa, když už není potřeba využívat motorizovaných přepravních prostředků.

„Jen v případě smluv je s pomocí elektronického podpisu vyřízeno více než 80 % dokumentů za méně než jeden den. To představuje úsporu tisíce stránek měsíčně, které se nemusejí tisknout, a desítek hodin, které nikdo nemusí trávit čekáním na poště,“ řekl Petr Atanasčev, ředitel produktového marketingu Konica Minolta Business Solutions Czech.

S elektronickým řešením administrativy rovněž odpadá obava ze ztráty smluv a jelikož si protistrana vystačí jen s připojením k internetu a e-mailu (služba Signi je cloudová), dá se podpis vyřešit nejen na počítači, ale i na tabletu či chytrém telefonu bez nutnosti disponovat speciálním softwaremem.

„Sečteme-li náklady na tisk průměrné smlouvy, práci zaměstnanců a cenu poštovních či kurýrních služeb, dostaneme se na částku zhruba 180 korun za fyzickou smlouvu. Schválení v digitální podobě vychází přibližně o tři čtvrtiny levněji, což například u firmy s tisícem smluv ročně vede k úspoře až 140 000 korun,“ dodává Petr Atanasčev.

Aplikace Signi pracuje s takzvaným zaručeným elektronickým podpisem, který je z pohledu legislativy uznatelný u 90 % dokumentů na celém území Evropské unie.

„Právní rámec pro nakládání s elektronickými dokumenty je obsažen jak ve vnitrostátních předpisech, tak v nařízení Evropské unie eIDAS o elektronické identifikaci, které je platné napříč členskými státy. Nařízení eIDAS výslovně stanovuje, že elektronickému podpisu nesmí být upírán právní účinek, tedy nesmí být odmítán jako důkaz v soudním a správním řízení jenom z toho důvodu, že má elektronickou podobu,“ uzavírá zprávu Jitka Blanářová, firemní právnička Konica Minolta Business Solutions Czech.